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Como funciona e por que ter o seu próprio centro de distribuição?

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Como funciona e por que ter o seu próprio centro de distribuição?

O que é e como funciona um centro de distribuição (CD)?

Um centro de distribuição pode ser definido como o ponto de recebimento e armazenagem de mercadorias vindas diretamente dos fornecedores.

A fim de garantir certa racionalidade na disponibilização de produtos, as mercadorias devem ser distribuídas em centros espalhados por uma determinada região, para que elas recebam produtos de acordo com as suas características, quantidade, especificidades, mas também com a demanda da localidade.

Para além de um simples local para acúmulo de mercadorias, os CD são, na verdade, um conceito, cuja proposta é o alinhamento entre produção, transporte e armazenagem, de forma que cada uma dessas etapas contribua para o funcionamento da outra.

Com base na demanda e na necessidade exata de cada região, o CD funcionará dentro de um conceito Just-in-time. Portanto, o centro é um local onde deverão ficar armazenados produtos já com uma destinação certa, e em quantidades suficientes para atender às expectativas locais.

Em um modelo Just-in-time, os produtos são recebidos já com um destino certo.

O sistema racional, ou seja, a mercadoria é enviada até um CD específico. Este, por meio de um sistema conhecido como crossdocking, trata de expedi-la o mais rapidamente possível, a fim de evitar o acúmulo de materiais.

Na verdade, o centro executa as funções de uma espécie de entreposto, onde os profissionais envolvidos executam estratégias administrativas e de vendas, e não simplesmente a administração de um estoque.

Mercadorias movimentam-se constantemente, em um fluxo praticamente ininterrupto, transformando o processo de logística em um todo, onde, muitas vezes, fica difícil caracterizar essas etapas de produção, transporte, armazenagem e expedição, tal a agilidade e versatilidade com que se dão os processos.

Dentro de um conceito de distribuição moderna, as suas principais etapas ocorrem da seguinte maneira:

1. Recebimento

O recebimento é a primeira etapa de funcionamento de um CD. Nele, as mercadorias são descarregadas, conferidas e identificadas quanto às suas características. Por meio de um software de gestão conhecido como Warehouse Management Systems ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, cada produto é armazenado de acordo com as suas especificidades, tempo de expedição, validade, entre outras características.

2. Movimentação

Essa etapa consiste na correta circulação de mercadorias em pequenas quantidades dentro da área reservada para o estoque. Tem como objetivo de evitar transtornos, como produtos danificados, perda de tempo e erros durante os registros.

A movimentação deverá ser feita seguindo os parâmetros mais modernos de Movimentação Interna de Materiais, a fim de reduzir custos e evitar prejuízos com a perda de mercadorias.

3. Armazenagem

Para garantir a oferta de produtos de acordo as exigências dos clientes, é necessário que uma empresa mantenha uma quantidade razoável de mercadorias estocadas. No entanto, essa armazenagem deverá ser realizada de forma racional, de acordo com a saída de determinados produtos, prazo de validade, ramo de atuação da empresa, entre outros fatores.

Uma estrutura formada por estantes, porta-paletes (Drive-thru e Drive-in), sistemas de iluminação, e demais instalações deve fazer parte de um setor de armazenagem dinâmico e eficiente.

4. Separação de pedidos

Também conhecido como picking, a separação de pedidos é o agrupamento de mercadorias, de acordo com as características de cada pedido realizado pelos clientes. É uma etapa que mobiliza grande quantidade de pessoal, além do seu alto custo para as empresas.

Essa fase poderá tornar-se menos traumática com a utilização das novas tecnologias para armazenagem. Tecnologias que, entre outras coisas, facilitam o trajeto até os produtos, posição no estoque, entre outras formas de organização.

Também conhecido como picking, a separação de pedidos é o centro nervoso de um centro de distribuição.

5. Expedição

Por fim, e não menos complexo, está a etapa de envio dos produtos para a venda. Durante o processo, as mercadorias serão conferidas e acondicionadas nos caminhões de entrega.

Em alguns segmentos, elas deverão ainda ser pesadas (para que se determine o valor do frete) e documentadas (de acordo com o ramo de atuação da empresa). É nessa hora que algumas situações devem ser previstas, como uma oferta abaixo da demanda, atrasos dos caminhões de transporte, desequilíbrio no sistema crossdocking, entre outras situações.

Por que os centros de distribuição são vantajosos para a sua empresa?

1. Entregas mais rápidas

As mercadorias agora poderão ser despachadas mais rapidamente e em grandes quantidades para os clientes e para as filiais.

Com mercadorias mais próximas dos clientes, as empresas ganham com a sua fidelização, enquanto os fornecedores se beneficiam com um sistema de pedidos mais racional e menos confuso.

Poderão, ainda, utilizar a técnica de consolidação de cargas, que consiste no carregamento de grandes quantidades de produtos (de diversos tipos e para diversos clientes) em um mesmo frente.

Um CD diminui a distância entre o produto e o cliente, também pelo fato de que o roteiro (com todas as suas peculiaridades) já não é mais uma novidade.

Por meio da consolidação de cargas, diversos produtos, para diversos clientes, são separados e expedidos de uma só vez.

2. Escolha do modal mais adequado

A escolha do modal que melhor se adequa à determinada carga também é uma das vantagens dos centros de distribuição.

A empresa poderá, ainda, reduzir custos com o seguro de transporte de cargas, já que terá mais facilidade para escolher entre transporte aéreo, rodoviário, ferroviário, entre outros.

O que ocorre é que, em determinadas operações, o seguro é baseado nos riscos envolvidos durante o transporte. Portanto, ao adequar o sistema modal ao tipo de mercadoria, obviamente esse risco será bem menor.

3. Libera mais espaço para a empresa

Uma empresa que, por exemplo, necessite de mais espaço para outros tipos de operações, também será beneficiada pela adoção dos CD. Isso porque não necessitará mais de um estoque gigantesco. Este será reduzido a pequenos espaços, de acordo com a região onde serão instalados.

Outra vantagem é o fato de que, por meio desse sistema de logística, é possível utilizar técnicas de crossdocking, fracionamento de entregas, ou a expedição de um grande carregamento com produtos diferentes (e de fornecedores diferentes) destinados a vários clientes.

4. Racionalidade durante a alta movimentação de mercadorias

Um centro de distribuição organizado reduz, drasticamente, o tempo necessário entre cada etapa da logística de armazenamento: entre o pedido e o recebimento do fornecedor; entre esse recebimento e a armazenagem; entre a armazenagem e a expedição; entre a expedição e a chegada ao lar do consumidor.

Essa redução de tempo, além de garantir a fidelização do cliente, ainda torna mais saudável a relação empresa x fornecedor, já que este poderá atender de forma mais rápida os pedidos da empresa, enquanto aquela poderá manter estoques mais baixos e, consequentemente, mais racionais.

5. Centralização dos estoques

Lojas liberadas da função de recebimento de mercadorias, economia de custos com a expedição de produtos para regiões afastadas, produtos sempre à disposição nas lojas (independentemente da região onde estão localizadas), são algumas das vantagens de um CD.

Tal é a sua importância, que fornecedores, clientes e organizações desfrutam dos seus benefícios quase simultaneamente.

A adoção de um CD beneficia fornecedores, empresas e clientes, simultaneamente.

6. Opera de acordo com a sazonalidade do produto

Uma preocupação muito comum, principalmente entre grandes empresas, é com a sazonalidade dos produtos.

Existem mercadorias que devem ser estocadas de acordo com o período do ano (quando as demandas são maiores ou menores).

Nesse sentido, um centro distribuidor projetado para receber mercadorias de acordo com a demanda sazonal da região onde ela está instalada pode ser decisivo para a fidelização de clientes.

Além disso, como está localizado em uma região de forma estratégica, há menos riscos de falta de mercadorias no varejo por conta de atrasos ou problemas de entrega.

Quais as desvantagens dos CD?

1. Aumenta as etapas entre a produção e o consumo

Isso ocorre porque, antes de chegar até o consumidor, a mercadoria deverá fazer uma parada no centro de distribuição.

Diferentemente do que ocorre em um trajeto direto – a partir de um único ponto –, com a utilização dos CD, surge a necessidade de um maior investimento no setor de logística da empresa, por meio da formação de profissionais, compra de equipamentos, desenvolvimento de tecnologias, entre outros custos.

2. Exige formação de pessoal

Obviamente, esse tipo de sistema, pelas suas próprias características, exigirá o aumento no número de funcionários, que deverão ser distribuídos por todos os centros adotados pela empresa.

Logo, motoristas, estoquistas, analistas de distribuição, supervisores de distribuição, entre outros, acrescentarão alguns zeros à folha de pagamento.

3. Mudança na gestão empresarial

Pelo mesmo motivo, a adoção de um centro de distribuição exige uma verdadeira revolução no que diz respeito ao sistema de gestão da empresa.

Aquisição e operação de softwares de gestão, a comunicação entre os diversos CD, fiscalização, necessidade de terceirização, novos tipos de encargos e tributos, mudança de status da organização, entre outras situações, agora deverão fazer parte da lista de preocupações do empreendedor.

4. Aquisição de imóveis

Neste caso, a preocupação será com o aluguel de imóveis destinados a abrigar os CD. A depender da localidade, os seus preços podem tornar a operação praticamente inviável.

Por outro lado, a compra de um imóvel não é o mais recomendado, pelo fato de a permanência fixa de um CD em uma mesma região depender de vários fatores.

Quais os principais fatores que contribuem para CD eficientes?

Um centro de distribuição eficiente é aquele que consegue executar as suas etapas dentro do que preconiza os fundamentos da moderna logística. E cada uma delas atua da seguinte maneira:

1. Recebimento de mercadorias

Para além de receber e acumular mercadorias em um espaço, essa etapa deve envolver a utilização do que há de mais moderno em logística para a conferência, emissão de notas fiscais, agendamento de recebimentos, acesso ao formato digital (XML) da nota fiscal, controle do estoque, quantidade e valor das mercadorias, entre outros detalhes.

2. Controle de qualidade.

                                                Um CD, mais do que um espaço para acúmulo de mercadorias, precisar ser um braço do setor de vendas.

O controle de qualidade tem a ver com a racionalização dos processos de recebimento e armazenamento das mercadorias recebidas. Essa racionalização observa a sua validade e qualidade, mantém o espaço de armazenagem em constante monitoramento, utiliza sistemas ERP, mantém uma rotina de funcionamento 24h e evita pedidos pela metade, inventários físicos demorados etc.

3. Picking

O famoso picking nada mais é do que a separação ou montagem de pedidos para expedição (entrega para os clientes).

É nessa hora que um CD pode fazer toda a diferença dentro de um negócio, já que além de determinar o tempo gasto entre um pedido e a sua entrega, o picking ainda representa entre 40 e 50% dos custos do CD.

Um picking eficiente facilita o acesso dos produtos com maior saída, produz uma documentação simples (e ao mesmo tempo completa), utiliza a tecnologia no lugar do papel, entre outras ações.

4. Tempo de reposição

O tempo de reposição abrange o registro de fatores, como o tempo em que um produto industrializado permanece estocado, a agilidade na expedição de pedidos urgentes, o tempo gasto entre a recepção e expedição de uma mercadoria, o espaço entre a expedição e a reposição do produto, entre outras observações.

5. Equipe

Com relação à mão de obra, os desafios são relativos à necessidade de manutenção de um contingente fixo (sem rotatividade) de pessoal em cada etapa de um CD, falta de especialização nas técnicas mais modernas de logística, empenho na utilização da Tecnologia da Informação nos processos, medição do desempenho, entre outros fatores.

6. Armazenagem

É na armazenagem que, muitas vezes, se encontram os gargalos da logística em um centro de distribuição. Uma armazenagem eficiente é aquela que garante o acesso aos produtos de forma rápida e eficiente.

Para isso, o CD deverá escolher os critérios de armazenamento por categoria, prazo de validade, ordem alfabética, urgência, maior saída, regiões de entrega, entre outras características.

7. Movimentação interna de materiais

Por fim, chega o momento de evitar as confusões e transtornos muito comuns numa etapa em que homens e máquinas se misturam e, muitas vezes, confundem-se dentro de um CD.

O recomendado é a adesão, por parte da empresa, ao que há de mais moderno em técnicas de movimentação interna de materiais para determinar o equipamento adequado para cada etapa, como economizar com combustíveis, formação da equipe, entre outras preocupações.

Como um centro de distribuição pode ser o vilão ou o mocinho para uma organização? Comente logo abaixo e continue acompanhando as nossas publicações.

 



Publicado em: 17/05/2018

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